Организация приема иностранных ученых и специалистов возлагается на заведующих лабораториями и ответственных по приему.
Заведующие лабораториями, осуществляющие прием иностранных ученых и специалистов, не позднее 5 дней до предполагаемого визита, оформляют Пропуск в 3-х экземплярах установленного образца, в котором указываются: полное название лаборатории, осуществляющей прием иностранных ученых и специалистов; цель и основание визита; характер информации, с которой предполагается ознакомить иностранных ученых и специалистов; дату или сроки приема; сведения об организации, которую они представляют; прилагается ксерокс паспорта каждого иностранного ученого и/или специалиста;.
Учет посещений института иностранными учеными и специалистами ведется в отделе международных связей, фиксируется точная дата посещения, цель визита, фамилия лица, ответственного за прием.
После каждого визита иностранного ученого или специалиста в течение 3-х дней в отдел международных связей представляется Отчет. Цель визита, указанная в Отчете, должна полностью совпадать с указанной в Пропуске. Отчет оформляется в 3-х экземплярах с подписями всех сотрудников, участвующих в приеме (тех же, что указаны в Пропуске): 1-й экземпляр отчета направляется в УВС РАН, 2-й – в ОХНМ РАН, 3-й – хранится в отделе международных связей.
